Choisir un trimestre et une source de vérité
Définissez le moment où le nouveau système devient le dossier de référence pour les admissions, les frais, la présence et les résultats. Gardez les anciens fichiers pour consultation, mais évitez de demander au personnel de maintenir deux dossiers concurrents après la date de bascule.
Nettoyer d’abord les données importantes
Commencez par les élèves actifs, les parents, les classes, les soldes impayés et le trimestre en cours. Vérifiez noms, coordonnées, numéros d’admission et soldes avant l’import. Les archives peuvent suivre par lots planifiés.
Lancer avec une petite équipe responsable
Présentez d’abord les tâches quotidiennes au responsable financier, au responsable académique et à l’administrateur. Ils testent les vrais flux, signalent les écarts et conviennent du travail du personnel avant l’invitation de tous les parents.
Accompagner de près le premier cycle de frais
Le premier cycle de collecte montre si les instructions de paiement, la récupération des reçus et le responsable du support sont clairs. Suivez les questions pour améliorer les supports d’intégration de la prochaine école.